Berkomunikasi di era modern seperti sekarang ini jauh lebih mudah. Terlebih dengan hadirnya aplikasi kirim pesan instan di smarthphone , yang membuat perbedaan jarak pun tak lagi menjadi masalah untuk menjalin komunikasi dengan teman atau pun rekan kerja.
Kehadiran instant messaging atau pesan instan sebagai alat komunikasi memang telah menjadi sebuah solusi. Tapi, ada beberapa kondisi yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.
Hal-hal seperti greeting chat yang terlalu panjang, salah mention, hingga pesan yang delay bisa membuat kesalahpahaman dan ketidaknyamanan dalam berkomunikasi.
Untuk itu, sebaiknya kamu mengedepankan etika dalam berkirim pesan di tempat kerja agar pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik dan yang pasti menghindari kamu dari teguran atasan.
Berikut ini beberapa etika chatting di tempat kerja yang wajib kamu tahu dan perhatikan supaya atasan tidak menegurmu. Yuk, langsung cek selengkapnya di bawah ini!
1. Ucapkan salam tanpa memberi pertanyaan yang membingungkan
Sebelum atau ketika memulai percakapan dengan seseorang, lakukanlah dengan sopan. Kamu bisa mengucapkan salam dilanjutkan dengan isi pesan yang ingin kamu sampaikan. Dan ingat, hindari greeting dengan mengajukan pertanyaan yang membuat lawan bicaramu bingung.
Percakapan seperti “Selamat pagi. Apakah saya bisa menanyakan sesuatu kepada Anda saat ini?” atau “Halo, apakah Anda punya waktu?”, dianggap kurang efektif, karena mereka akan membaca dan membalas pesanmu saat ada waktu. Jadi, hindari ucapan formalitas tersebut, terlebih jika kamu ingin mendiskusikan sesuatu yang penting.
2. Hindari bahasan pribadi
Membahas hal-hal pribadi dengan rekan kerja terkadang bisa menjadi cara untuk mengusir kejenuhan. Akan tetapi, kebiasaan seperti itu jangan terus-terusan dilakukan, karena bisa menganggu konsentrasi dan profesionalisme saat bekerja.
Pastikan kamu tetap menjaga fokus ketika bekerja, dan memanfaatkan waktu dengan baik selama di kantor untuk menyelesaikan pekerjaan. Aktivitas seperti chatting bisa kamu lakukan ketika jam istirahat, seperti break makan siang.
Selain itu, kamu juga harus menahan keinginan untuk chatting-an sampai waktu pulang kerja tiba. Sadari bahwa terlalu sering menghubungi teman kerja lewat chat bisa mengganggu konsentrasi mereka di kantor.
3. To the point dan jangan bertele-tele
Kamu harus paham kalau atasan atau teman kerjamu di kantor punya kepentingan masing-masing selama jam kerja berlangsung. Jadi, jika kamu ingin menghubungi mereka karena suatu alasan, lebih baik langsung chat mereka secara to the point dan jangan bertele-tele.
Langsung ketik pertanyaan atau masalah yang ingin kamu bahas di kolom chat dan mintalah solusi kepada atasan atau rekan kerja.
4. Jangan chat saat meeting
Chat ketika meeting atau rapat menjadi salah satu penyebab yang membuat teman kerja atau atasanmu tidak nyaman. Terlebih jika kamu mengirimkan pesan yang tidak begitu penting ke grup WhatsApp kantor saat anggota grup sedang meeting offline bersamamu.
Sebaiknya hindari kebiasaan yang satu ini karena teman kerja atau atasanmu akan menganggapnya sebagai hal yang tidak sopan dan mengganggu jalannya rapat.
5. Jaga profesionalitas dengan mengatur bahasa
Cara menempatkan diri ketika di tempat kerja juga penting untuk dilakukan, sekalipun dengan mengirim pesan lewat aplikasi pesan instan. Kamu harus menjaga profesionalitasmu dengan mengatur bahasa dan menghindari hal-hal yang tidak layak untuk dikirimkan.
Penggunaan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang tepat di kolom chat juga termasuk dalam etika chat di lingkungan kerja.
6. Jangan mengirimkan akronim dan singkatan
Meski singkatan dapat membuat chatting-an terasa luwes, kebiasaan yang satu ini tetap perlu kamu hindari. Sebab, atasan mungkin enggak paham apa yang kamu sampaikan, sehingga bisa memicu kesalahpahaman.
Akronim yang seringkali dikirim saat chatting-an antara lain ASAP (as soon as possible), POV (point of view), IMO (in my opinion). Sedangkan singkatan yang kerap dikirimkan di kolom chat ialah BTW (by the way), CMIIW (correct me if I’m wrong), dan FYI (for your information).
7. Kontrol penggunaan emoji
Aplikasi pesan singkat punya sejumlah fitur yang sering digunakan, salah satunya emoji. Memang, penggunaan emoji bisa menambahkan feel pada sebuah pesan. Emoji juga bisa membuat obrolan menjadi terasa lebih personal dan mencairkan suasana yang kaku. Tapi, kalau kamu menggunakannya secara berlebihan, justru bisa mengganggu teman kerja atau atasanmu.
Kamu harus mengontrol penggunaan emoji, meski fitur ini bisa membuat obrolan menjadi lebih fun. Misalnya, kamu sedang melakukan pembicaraan serius terkait bisnis atau soal perusahaan, penggunaan emoji yang berlebihan bisa membuatmu terlihat tidak sopan atau kekanak-kanakan.
8. Jangan membuat bubble chat
Istilah bubble chat ini dikenal dengan memecah isi pesan chat. Hal ini juga menjadi bagian dari etika chat yang wajib kamu hindari. Memecah isi pesan bisa membuang banyak waktu dan akan membuat komunikasi menjadi terputus, hingga akhirnya menimbulkan salah paham.
Maka dari itu, hindari pengiriman isi chat seperti ini. Sebaiknya, kirimkan pesan dalam satu bubble chat dan jangan memisah pesan menjadi beberapa bagian.
Itulah beberapa etika chat yang wajib kamu ketahui dan terapkan di tempat kerja. Semoga tips ini bisa membantumu, ya gengs!
